意外と大事:税務署から送られてくる文書・書類の封筒の大きさ

スクリーンショット 2015-11-04 6.09.28これからの時期は、税務署やその他の公官庁から文書や書類を送られてくることが比較的多い時期になります。封筒の大きさは、ちょっとしたポイントです。

連絡協議会にて

私の所属する税理士会支部では、税務署との連絡協議会というものを年に何回か行っています。

その名のとおり、税についての取り扱い、手続きの変更点などを税務署の方に教えていただいたり、税理士会支部としての要望を出させてもらって、協議したりする場です。

私は、その場でよくお聞きしていることがあります。

「それは、どんな大きさの封筒で来ますか?」

その場で、わかる場合もわからない場合もあるのですが、送られてくる文書や書類が入っている封筒の大きさを、お聞きしています。

お問い合わせいただいたとき

お客様にお問い合わせいただいたとき、例えばこんなことがあります。

「税務署から何か来とんじゃけど」

「あ、何て書いてありますか」

この時点で、時期的に来る書類を予想。税務署からのものでない可能性も探ります。

「ご案内いうて書いてある」

「何のご案内と書いてますか」

「え〜なんたら高計算書のお〜たくさんあるよ」

たくさん入っている書類を見ていただいて、それを正確に伝えるのは慣れていないと難しいものです。

毎年見ているものであっても、1年に1回です。担当者の方によっては、初めて見るという方もいらっしゃいます。

お話をお聞きして、すぐにピンと来ることがほとんどですが、どうもわからないという場合もあります。

そんな時に

「それが入っていた封筒って大きいですか?小さいですか?」

封筒の大きさを教えていただいています。その書類が入っていた封筒は、大きいか、小さいか。

もちろん、封筒の大きさだけではわからないこともありますが、これだけでも正確性が少しは上がります。

また、前述の連絡協議会でお聞きした封筒の大きさと、時期を照らしあわせて、その文書や書類が何かということも予測できます。

封筒の大きさで文書や書類の内容が変わるようなものであれば、さらに効果があります。

「お知らせ」程度なら重要度は低く、「申告書」なら重要度は高くなるからです。

まとめ

どうも説明しにくい書類が送られてきたというとき、まずは、相手に封筒の大きさを伝えてみるのもよいかもしれません。

色も特徴があるもの(労働保険料の申告書などは緑)がありますので、それもひとつのヒントになりますね。

私の場合は、スキャナで読み込んでいただいてDropboxに入れていただくということもしています。モバイル(スマートフォンなど)で出先でも確認ができます。

私の仕事については、こちらの記事「税理士と契約するということ:「5つのお約束とお願い」をお伝えしています」も見ていただくとありがたいです。

 

 

◉編集後記◉

祝日(文化の日)は家族で公園へ
ゆったりとした午後を過ごしました。

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