帳簿と書類の保存:してもしなくてもいい3つのこと

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確定申告が終了したので、これから帳簿と書類の保存にとりかかるという方もいらっしゃるのではないでしょうか。帳簿と書類の保存について、してもしなくてもいい3つのことです。

①全てを保存

たまってしまったたくさんの書類、全て保存するのかと思うとうんざりしますよね。

できればスキャナ保存したいところですが、タイムスタンプ(改ざんを防止する措置)の問題などがあり、スキャナ保存制度は、現在(2016.3.16)のところ使える制度になっていません。

現状は「紙ベース」で保存するのが、有用です。

やっぱり紙か〜となるのですが、こんなことにはなっていないでしょうか。

保存といっても、全てを保存する必要はありません。

例えば、同じような見積書が何枚も残っている場合

必要なのは、最終の1枚ないし2枚です。過程で出た書類は、特別な理由がない限り必要ありません。

同じような書類は、金額についての勘違いも引き起こします。

必要のない書類をまずは処分してから、保存するようにしてみてください。

②インデックス

書類を見直すとき、インデックスがあると便利ですよね。

ただ、会計ソフトを使用してデータ入力している場合、書類を見直す機会は減っているかもしれません。

書類をめくって探すよりも、データを検索したほうが早いからです。

ある程度、時系列で整理しておけば、

まずはデータで検索

時系列で当たりをつけ

実際に必要な書類を探す

というやり方が可能です。

インデックスをつける必要は、ないかもしれません。

③スクラップブック

領収書はスクラップブックに貼り付けて保存

というのが、なぜか常識のようになっています。

実はこの「領収書はスクラップブックに貼り付けて保存」というのは、法律で決められたものではありません。

スクラップブックに貼るのが面倒だという方は、クリップで止める、とじ紐で綴るなど他の方法で保存しておいていただいても大丈夫です。

では、なぜみんなスクラップブックに貼って保存しているのか?

それは、領収書がなくならないよう保存するのに、一番いいとされてきた方法だからです。

他の方法で保存しておいていただいても大丈夫ですが、なくならないようにだけは、気をつけておいてくださいね。

まとめ

やっと申告書を提出したのに、帳簿と書類の保存がまだ残っている…

憂鬱ですよね。

でも前述したようにこれらのことには、今まで毎年のようにやっていたことでも、してもしなくてもいいことがあったりします。

そういったものがあれば、この機会に思いきってやめてみるというのもいいかもしれませんね。

◉編集後記◉

子供たちは、今日が卒業式の予行。金曜日が本番です。がんばっているみたいです(卒業はしませんが)


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