想像力を捨てるだけ:後から出てきた領収書を記帳する方法

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日々の経理の中で古い日付の領収書が後から出てくることがあります。現金で支払っているはずだけどその日付の現金出納帳には記帳されていない。もしかして現金が合ってない?大丈夫。慌てずに処理してください。

現金残高は1つしか存在しない

まず前提として、あなたの会社の現金残高は1つしか存在しません。会社の金庫に入っているお金をいつの時点で数えたとしても、そのお金の残高は1つです。数えた時点の現金残高が、2つも3つも存在するということはありません。

想像力が豊かな人ほど迷う

古い日付の領収書があるということは、その日付でその領収書に記載されたものの購入をし、現金で支払いをしているということです。ということは、あなたの会社の金庫からは、本来であれば、その日付で現金が支払われています。
ここで、想像力を捨てましょう。確かに、領収書があるということは、本来であれば、現金が支払われているということです。でも、実際には会社のお金からは支払われていません。
事実は、誰かが誰かの財布から、会社の代わりに支払ってくれているのです。繰り返しになりますが、実際には会社のお金からは支払われていません。その事実を、領収書があるんだから会社が支払っているんだろうという想像力で、変えてはいけません。

実際の現金の動きに合わせてやるだけ

会社の代わりに支払をしてくれた誰かが、領収書を持ってきます。その領収書は事業で使用するものだ、間違いないとなれば、その誰かに現金を支払って、その領収書をもらいます。その誰かに支払って領収書をもらったときが、会社の現金から支払をしたときです。
であれば、その日で記帳をしましょう。
そのようにすれば、帳簿の現金残高と金庫の中の現金残高は、一致します。現金残高は1つしか存在しない。実際の現金の動きに合わせてやるだけというのは、そういうことです。

具体的な記帳の方法

では、領収書の日付は、会社の現金から支払った日と違っているのに、どうやって帳簿に記帳するのか。
その方法は、とても簡単です。まず、日付は会社の現金から支払った日を書いてください。そして摘要欄に内容・相手先とその領収書の日付(◯月◯日)も一緒に記載する。
その事実をきちんと把握できているなら、日付(◯月◯日)もいらないぐらいですが、後から証票と合わすとき迷うことがないよう記載しておくのがベストでしょう。

まとめ

個人事業のかたでしたら、会社のお金・金庫を、事業用のお金・財布と読み替えてみてください。基本的な運用の仕方は同じです。このような運用をすることで、後から古い日付の領収書が出てきたとしても、慌てることなく対応することができます。


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