現金出納帳は必要?:できれば作っておきたい2つの理由とやってはいけないこと

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現金出納帳は作っておかないといけないんですか?と聞かれることがあります。できれば作っておきたい2つの理由とやってはいけないことです。

現金出納帳

現金出納帳は、日々の現金の動きを記録するためのものです。

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入金(収入)と出金(支出)だけでなく、残高を記録することに意味があります。

この現金出納帳

作っておかないといけないんですか?

と聞かれることがあります。

それは、多くの方が

会計ソフトに直接入力したらそれで足りるんじゃ…

と思われているからです。

これは、これで正解です。

会計ソフトからも、現金出納帳は出力できますからね。

ただ私の場合、特に現金取引を頻繁にされているという方には、現金出納帳を作っておくことをおススメしています。

こういった理由があるからです。

できれば作っておきたい2つの理由

【1】作業面

前述したように現金出納帳は、入金(収入)と出金(支出)だけでなく、残高を記録することに意味があります。

実際の現金「お金」と現金出納帳の残高「数字」が合っていなければいけません。

それを、会計ソフトに直接入力してから合わすということにすると、日々合わさなければいけない現金のために、

PCを立ち上げ

会計ソフトを開いて入力画面を出し

領収書などを見ながら入力

入力後の残高「数字」を確認し

実際の現金「お金」と合わせる

ということをしなければいけません。

これをしておかなければ、日々動く現金の「お金」と「数字」を合わせることができなくなってしまうからです。

こういった作業は、手書きであっても、Excelなどの計算ソフトであっても、より簡略化して手軽にできるようにしておくことが、日々の「お金」と「数字」を合わせるコツになります。

簡易な現金出納帳を作っておくことで、その作業に取り組みやすくしておくということですね。

【2】信頼度

そもそも会計ソフトは、「何か」を入力して表現するためのものです。

その「何か」に当たるのが、

・現金出納帳

・預金通帳

・売掛表や買掛表

だったりする訳です。

現金の動きを会計ソフトに直接入力することを例えて言うなら、

何も見ずにデッサンする

のと同じ。

もちろん、それでも絵を描くことはできます。

ただ、簡易なものであっても現金出納帳を作っていることで、

実物を見ながらデッサンする

という状況をつくることができ、「絵の完成度=現金管理の信頼度」をあげることにつながります。

やってはいけないこと

現金出納帳を作るなら、やってはいけないこともあります。

それは、

同じことを2回する

ということ。

手書きなら、

①現金出納帳を作成

②伝票を作成

③会計ソフトに入力

というのが通常の流れですが、このうちの②をやってはいけません。

それは、②は①が形を変えただけのものだからです。

入力だけのために同じものをもう一度作る必要はありません。

①現金出納帳を作成

②会計ソフトに入力

という流れにしましょう。

Excelなどの計算ソフトなら、

①現金出納帳を作成

②会計ソフトに入力

ですが、このうちの②の入力をやってはいけません。

①で、すでに入力は終わっているからです。

ここは、「②会計ソフトに取込」にするようにしましょう。

まとめ

現金出納帳を、できれば作っておきたい2つの理由とやってはいけないことでした。

現金管理については、手間がかかりますし、頭を悩せるところですが、きちんとやっておきたいところでもあります。

ただ、規模や状況によって変わってくることも。

スモールビジネスをされている事業者の方なら、いっそのこと現金を使わないという方法もありますね。

こんな記事「小商い・小規模・零細・ひとり事業:現金管理がいる人いらない人」がお役に立つかもしれません。

 

 

◉編集後記◉

カメムシが大量発生中です。衣類の中へも侵入してくるので、いい天気ですが洗濯物を外に干すのに戸惑います。

カメムシの取り方に困ったら、この記事「カメムシの取り方:これ常備してください(ご家庭・一人暮らし向け)」をどうぞ。


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