資料作りで気をつけていること:時間をかけてシンプルにする

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「時間をかけてシンプルにする」というのは、仕事、特に資料作りのうえで心がけていることです。実は、詳細な資料よりもシンプルな資料のほうが、作る時間がかかるんです。

毎月の試算表を見ていますか

会計事務所から毎月送られてくる試算表を見ていますか。しっかり見ている、とても役に立っているという方は、問題ありません。

でも実際には、目を通している。パラパラは見ている。もしくは全く見ていないということもあるのではないでしょうか。

事業にとって必要なことがてんこ盛りですが、消化不良になっていませんか。マンネリ化していませんか。テーマが見えていないのではないですか。

では、その試算表は必要ですか。

詳細な資料ほど見る気がしない

以前は、資料の厚さで値段が決まると言われていたほど、詳細な資料というのは仕事の価値を反映したものでした。

でも、詳細な資料ほど見ていないということがあるのではないでしょうか。携帯電話会社の料金プランの説明パンフレットを見る気がしますか。生命保険会社の約款をしっかり読んで理解しようと思いますか。

詳細な資料ほど見る気はしないものです。

時間をかけてシンプルにする

私の場合、1時間ほどの打ち合わせをするために、2〜3時間を費やして準備をします。どのような思考経路をたどっていただいたら、よりすっきりと理解することができるのかを考えるのに、時間がかかるからです。

もちろん、それだけ時間をかけても完全なものを用意できるわけではありません。お話をさせてもらっているうちに、いつの間にかお互いの頭の中がすっきり整理されてくるように準備するというのが理想です。

そのためには、話がシンプルであることが基本です。時には準備したことが邪魔になり、あえて出さないという選択をするときもあります。時間をかけて準備したことの場合ちょっと辛いのですが、仕方ありません。これは、資料作りにもいえることです。

ただシンプルだけでは意味がない

詳細な説明がなかったなと感じるときというのは、どういうときでしょうか。長い時間をかけて説明してくれたとしても、詳細な説明がなかったと感じることがあります。でも、たった10分でも自分が知りたいことがわかれば詳細な説明があったと感じることができます。

ただシンプルなだけでは意味がありません。シンプルで伝わるものでなければいけないのです。

まとめ

「時間をかけてシンプルにする」というのは、私もまだまだできている訳ではありません。詳細な資料をお見せして説明しなければと不安になることもあります。シンプルでも伝わるものにするためには、まず、コミュニケーションをとらせてもらうことが重要になってきます。そのうえで、資料の作り方としてシンプルで直感的に理解できるものをと意識しています。


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